Tien documenten. Hoeveel vind je binnen een minuut?
Loop tien documenten af die elke praktijk moet hebben en zeg per stuk hoe snel je eraan komt. Je ziet meteen hoeveel ervan van één persoon afhangen.
Tien documenten
Van je autoclaafcontract tot de arbeidsovereenkomst van je jongste medewerker.
2 minuten
Vier antwoorden
Binnen een minuut, binnen tien minuten, ik moet het vragen, of ik weet het niet.
per document
Resultaat
Een kijk op hoe goed je je documenten in beheer hebt.
direct
Doe het met je team
Laat een collega dezelfde test doen. Waar antwoorden verschillen, zit het probleem.
2 minuten
Hoe lang duurt het je om alles te vinden?
01 Het onderhoudscontract van je autoclaaf
02 Het laatste keuringsverslag van je röntgentoestel
03 Het garantiebewijs van de behandelunit in je tweede ruimte
04 De arbeidsovereenkomst van je jongst aangeworven medewerker
05 Het huurcontract of de eigendomsakte van je praktijkruimte
06 Je polis burgerlijke aansprakelijkheid
07 Het contract met je afvalophaler, met de opzegtermijn
08 Het sterilisatieprotocol dat je team vandaag effectief volgt
09 De handleiding en de instellingen van je intraorale scanner
10 Het laatste keuringsattest van je elektrische installatie
Begin bij het eerste document.
Je uitkomst verschijnt meteen, vraag per vraag.
Herkenbaar?
Contracten, protocollen, garantiebewijzen en leveranciersdocumenten zitten verspreid over mailboxen, een gedeelde map en een kast achteraan.
Wie iets zoekt, vraagt het aan de collega die er toevallig het meeste van weet.
Als die collega op vakantie is, wordt er niet gezocht maar gewacht.
Er zijn twee versies van hetzelfde protocol, en niemand durft te zeggen welke de juiste is.
Deze test meet het probleem. Documentbeheer haalt het weg.
Het resultaat geeft aan hoe afhankelijk je bent aan mensen in plaats van een systeem. In Tivtav wordt elk document gecategoriseerd, wordt belangrijke data eruit gehaald, en linkt het verder aan een toestel, de leverancier, de ruimte of de medewerker waar het over gaat.
Nu weet je hoe afhankelijk je bent.
De volgende stap is niet software kopen, maar de structuur zetten. Wil je zien hoe dat eruitziet, dan is documentbeheer juist wat je mist.